В мае 2012 года завершилось формирование нормативной правовой базы, необходимой для запуска электронного документооборота. Многие предприятия и организации начинают активно переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками. Среди преимуществ этой формы общения - значительное сокращение затрат и времени на подготовку и отправку документов, экономия на материалах, почтовых и курьерских расходах, быстрый доступ к электронному архиву, удобный поиск документов и многое другое. Методисты фирмы «1С» рассказывают, как запустить электронный документооборот в «1С:Предприятии 8».

Возможность обмена электронными документами между юридическими лицами существует с 2002 года - с момента, когда Федеральный Закон №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определил равнозначность ЭЦП и собственноручной подписи в бумажном документе и установил основные «правила игры» в области обмена электронными документами. Но до настоящего времени потенциально очень удобный электронный документооборот в полной мере так и не вошел в практику российского бизнеса - до последнего времени в правовой базе имелись несколько «дыр». Одна из них - невозможность обеспечить юридически значимый обмен электронными счетами-фактурами.

Реальным стартом электронного документооборота в России можно считать 23 мая 2012 года - в этот день вступил в силу приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138 , который утвердил электронные форматы счета-фактуры, журналов полученных и выставленных счетов-фактур, книг продаж и покупок. 2 мая вступил в силу приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6-172@, который утверждает формы первичных документов ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг). В отличие от счета-фактуры эти формы носят рекомендательный характер, при обмене документами компании могут использовать и отличные от рекомендованных формы. Но в этом случае такие электронные документы не могут быть приняты налоговыми органами к рассмотрению в качестве юридически значимых (например, для документальной проверки).

Более подробно о правовых основах обмена электронными документами рекомендуем прочитать в статьях на 1С:ИТС и на сайте its.1c.ru:

• Юридическая сила документов, подписанных электронной подписью
• Подтверждение расходов и вычетов электронными документами

Общая схема обмена электронными документами

Именно сейчас многие предприятия и организации начинают активно переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками. Среди преимуществ этой формы общения - значительное сокращение затрат и времени на подготовку и отправку документов, экономия на материалах, почтовых и курьерских расходах, быстрый доступ к электронному архиву, удобный поиск документов и многое другое.

В общем случае обмен электронными документами выглядит следующим образом (см. первую схему).

Сначала продавец в своей учетной системе создает документ. Затем - «подписывает» его своей электронной подписью с помощью специального криптографического программного обеспечения. Следующий шаг - загрузить подписанный электронный документ в программу оператора электронного документооборота и отправить контрагенту, который примет его в установленную у себя программу. Далее покупателю необходимо ввести полученный документ в свою учетную систему - для этого нужно либо определить соответствие между полученным документом и документом, заранее подготовленным в информационной системе, либо создать копию этого документа «с нуля». После чего созданный документ можно принять к реальному учету в своей рабочей программе. Последние этапы - наиболее трудоемкие и некомфортные.

Обмен электронными документами в «1С:Предприятии 8»

Чтобы максимально исключить перезагрузку документов из одной программы в другую и «ручной труд» при приеме документа в учетную систему получателя фирма «1С» и оператор электронного документооборота «Такском» разработали совместное решение «1С-Такском». По сути это решение является частью конфигураций «1С:Предприятия 8» - оно встроено в «1С:Бухгалтерию 8», «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11), «1С:Управление производственным предприятием 8» и другие наиболее массовые решения «1С». Внутренняя интеграция учетной системы и программы оператора позволила исключить основные технологические недостатки общей схемы - использовать электронный документооборот стало намного проще и удобнее (см. вторую схему на рисунке выше).

В этой схеме исключен самый трудоемкий этап общего контура обмена электронными документами. Интегрированное решение не только выполняет все необходимые функции, включая отправку и прием документов, но и самое главное - на основе полученных электронных документов автоматически формирует документы информационной базы «1С:Предприятия 8». Таким образом, пользователь получает документ в привычном виде и сразу может принять к учету.

Отметим еще несколько преимуществ такой организации документооборота:

• вся работа с документами ведется в привычном интерфейсе «1С:Предприятии 8»;
• нет необходимости отдельно устанавливать и обновлять программу оператора электронного документооборота или работать на его веб-ресурсе;
• поддерживается обмен не только счетами-фактурами, но и другими документами - накладными, актами, счетами, заказами и т.д.

Четыре шага к электронному документообороту

Для технического подключения обмена электронными документами с применением «1С-Такском» необходимо выполнить несколько несложных шагов. Отметим, что для пользователей «1С:Предприятия 8», у которых оформлен договор 1С:ИТС, подключение к сервису бесплатное, входящие документы не тарифицируются и не оплачиваются.

1. Проверьте, обновлена ли программа до той версии и релиза, в которые включена возможность обмена (информация есть на сайте http://v8.1c.ru/edi/1c-taxcom/eldoc/). Для работы с электронными документами требуется платформа "1С:Предприятие 8" версии не ниже 8.2.15. Если номер версии/релиза вашей программы ниже требуемого - обновите программу. Это можно сделать самостоятельно, либо обратившись к партнеру «1С» или администратору системы.

2. Подключение сервиса происходит на основании заявки. Функциональность обмена уже есть в программе в «спящем» режиме. Чтобы ее активизировать нужно заполнить заявку в личном кабинете пользователя на сайте http://users.v8.1c.ru .

3. После обработки заявки (обычно процедура занимает не более одного рабочего дня) в личном кабинете пользователю будет предоставлен Идентификатор участника обмена электронными документами .

4. Последний шаг к безбумажному общению с вашими контрагентами - настройка «1С:Предприятия 8».

Как выполнить такую настройку - подробно разберем на примере популярной программы «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11).

Настройка «1С:Предприятия 8»

Сначала в разделе Администрирование отметим, что данная программа будет использовать обмен электронными документами - установим соответствующие «флажки».

После этого во всех формах документов, участвующих в электронном документообороте, будет доступна новая группа команд - , Отправить повторно и другие команды для быстрой работы с документами.

Напомним, что для обеспечения юридически значимого электронного документооборота необходимо использовать электронную подпись. В данном случае подойдут любые сертификаты, которые выданы удостоверяющим центром, входящим в сеть доверенных центров ФНС России. Например, если ваша компания сдает отчетность в ФНС в электронном виде, то такой сертификат, безусловно, уже получен, и его можно смело использовать для организации обмена электронными документами. Если сертификата нет, получить его можно, к примеру, у регионального представителя компании "Такском" (http://www.taxcom.ru/about/regions).

Далее необходимо выполнить общую настройку криптографии и настройку сертификатов электронных подписей. Для заполнения формы Настройка криптографии (раздел Администрирование ) потребуются указать наименование и общие технические характеристики программного обеспечения, которое используется для работы с электронной подписью (криптопровайдер электронной подписи) - см. рис. 1. Для некоторых программ (например, для КриптоПро) эти технические характеристики могут быть заполнены автоматически.

Рис. 1

Чтобы иметь возможность подписывать документы нажатием одной кнопки, не выходя из «1С:Управление торговлей 8» и не переключаясь в другие режимы, сертификат электронной подписи (вернее, только та его часть, которая может передаваться и храниться в незащищенном режиме) должна быть перенесена непосредственно в программу. Для этого следует указать, откуда программе следует взять этот сертификат. В общем случае разработчики «1С» рекомендуют загружать сертификат из хранилища личных сертификатов пользователя операционной системы (см. рис. 2).

Рис. 2

Для каждого сертификата (а по сути - для конкретного должностного лица, имеющего право подписи) следует указать список документов, которые он имеет право подписать - поэтому перечислим все виды документов на одноименной закладке (см. рис. 3).

Рис. 3

Следующий этап тоже выполняется в программе, он несложен технически, но потребует больше времени на реализацию. Речь идет о том, чтобы договориться со своими контрагентами об обмене счетами-фактурами и другими документами в электронном виде. Напомним, что обмен электронными счетами-фактурами предусматривает обязательное участие в процессе третьей стороны - оператора электронного документооборота (в данном случае - компании «Такском»).

Список контрагентов, с которыми ваша компания планирует перейти на безбумажный документооборот, ведется в форме Соглашение с контрагентами об использовании электронных документов (через операторов ЭДО) . Добавив нового контрагента в этот список, можно сразу же отправить приглашение к электронному взаимодействию.

Подробно о том, как заполнить соглашения, можно прочитать в разделе методической поддержки «1С:Предприятия 8» на сайте its.1c.ruhttp://its.1c.ru/db/metod81#content:4791:1 и на 1С:ИТС.

Обратите внимание на Идентификатор организации. Это значение присваивает каждой организации оператор электронного документооборота. Если ваш контрагент примет приглашение к электронному документообороту, то от него поступит сообщение с указанием идентификатора, и поле формы будет заполнено автоматически. Изменится и статус контрагента - с Ожидаем согласия на Присоединен .

Не забывайте отреагировать и на поступающие приглашения от ваших партнеров - подтвердить свою готовность к электронному обмену можно с помощью команды Обновить статусы с сервиса .

На этом техническая подготовка закончена, и можно приступать непосредственно к обмену электронными документами. Как это выполняется в программе - рассмотрим на примере счетов-фактур.

Счет-фактура: отправляем и принимаем

Обратите внимание - в списке счетов-фактур теперь появятся две колонки, отображающие сводное состояние электронного документооборота по документам информационной базы. В первой колонке - состояние документооборота с нашей стороны (например, все выполнено или требуются действия ), во второй - состояние со стороны других участников (контрагента и оператора электронного документооборота). Пользователь видит, надо ему что-то делать или просто ожидать - см. рис. 4.

Рис. 4

В привычном режиме подготовим новый счет-фактуру. Программа подскажет, что требуются действия с нашей стороны - то есть нам следует подписать и отправить документ партнеру. Для этого выберем команду Сформировать, подписать и отправить из вновь созданного меню ЭД - см. рис. 5.

Рис. 5

При выборе этой команды программа автоматически подготовит электронный документ, подпишет электронной подписью (если есть право подписи) и поместит в очередь на отправку. Если у менеджера нет права подписи, то программа сначала перенаправит счет-фактуру на подпись ответственному лицу. С нашей стороны все действия выполнены, теперь ожидаем подтверждения о получении со стороны оператора и со стороны покупателя.

Теперь посмотрим на процесс с другой стороны - со стороны покупателя, которых получает новый счет-фактуру от своего партнера. Получив этот документ, программа автоматически создаст аналогичный документ в информационной базе «1С:Управления торговлей 8» (ред. 11). Далее работать с ним можно будет так же, как и с остальными счетами-фактурами.

В первое время, при привыкании к новому сервису, возможно пользователям будет удобно просмотреть полученный счет-фактуру в привычном виде - как на бумаге. Для этого в программе реализован режим просмотра электронного документа, который представляет информацию в привычной печатной форме и содержит список установленных электронных подписей на документе. Содержимое формы можно распечатать, причем к распечатке будет приложен дополнительный лист с перечислением электронных подписей, можно сохранить на диск - в этом случае сохраняется не только сам электронный документ, но и установленные подписи в виде дополнительных файлов (см. рис. 6).

Рис. 6

Работа с произвольными документами

«1С:Управление торговлей 8» (ред. 11) поддерживает защищенный обмен документами произвольной формы, например, договорами или актами сверки. Для этой цели предназначен отдельный вид данных, который называется Произвольный электронный документ . По сути, он является аналогом обычного электронного письма и позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, установить электронную подпись, направить документ в адрес контрагента и пр.

В программах системы «1С:Предприятия 8» имеется целый набор полезных сервисных функций, которые делают процесс движения электронных документов удобным, понятным и прозрачным даже для неопытных пользователей.

Обеспечение юридической значимости обмена

Для того чтобы начать обмен юридически значимыми первичными документами с контрагентами, необходимо внести изменения в учетную политику. Стоит предусмотреть возможность составлять и получать первичные документы в электронном виде, а также принимать данные документы к бухгалтерскому и налоговому учету.

Кроме того, на данный момент обязательным условием является заключение сторонами Соглашения об обмене электронными документами. Оно может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к конкретному договору.

В первом случае электронными документами можно обмениваться в рамках любого договора с контрагентом, во втором - только в рамках того договора, к которому заключено дополнительное соглашение. Соглашение может быть заключено на любой срок.

Соглашение об обмене электронными документами должно быть заключено в письменной форме. При этом законодательство позволяет и его заключить в электронном виде с использованием электронной подписи. Однако, во избежание недоразумений с контрагентом и придирок со стороны проверяющих органов, в данном случае лучше использовать бумажный вид.

В Соглашении об обмене электронными документами необходимо прописать:

• вид используемой электронной подписи;
• порядок и последовательность подписания электронных документов;
• действия сторон в случае непринятия другой стороной документа по техническим причинам;
• условия взаимодействия участников с удостоверяющим центром (аккредитованным удостоверяющим центром);
• условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными аналогичным документам, подписанным собственноручно (до 1 июля 2012 года это условие обязательно для всех Соглашений, в дальнейшем оно обязательно при использовании простой или неквалифицированной электронной подписи. При использовании квалифицированной электронной подписи стороны могут установить дополнительные условия признания этой подписи равнозначной собственноручной подписи).

Образец Соглашения об организации электронного взаимодействия размещен на сайте 1С:ИТС - http://its.1c.ru/db/eldocs#content:9:1

Рекомендуем пользователям не забыть обратиться к партнеру «1С», который обслуживает компанию по договору 1С:ИТС, и заключить с ним лицензионный договор на право использования программного обеспечения компании «1С-Такском».

Специальное предложение для пользователей 1С:ИТС

Напомним, что до 31 октября 2012 года действует специальное предложение для пользователей «1С:Предприятия 8», которые имеют действующий договор 1С:ИТС - возможность бесплатно отправлять до 1 000 комплектов документов в месяц (комплект может включать до трех документов, например, счет-фактура, акт/накладная, счет). Свыше - стоимость отправки комплекта документов будет составлять 10 рублей.

Многие компании, приобретая программное обеспечение фирмы 1С, не обращают внимания на такую замечательную возможность, как настройка ЭДО. А ведь этот функционал позволит сотрудникам предприятия обмениваться различными данными не только между собой, но и с контрагентами. Минимизация ошибок, расхождений и опечаток позволит, например, исключить штрафы и пени.

Документы, оформленные через ЭДО, имеют точно такую же юридическую силу, вне зависимости дублируются ли они на бумажных носителях или нет. Это применимо не только к гражданским документам, но и к налоговой отчетности.

Подготовка к настройке ЭДО в 1С Бухгалтерия

Самой популярной конфигурацией 1С на постсоветском пространстве является 1С:Бухгалтерия предприятия. Поэтому именно ее мы будем использовать для примера настройки ЭДО. Перед тем, как начинать настройку 1С, требуется произвести определенные манипуляции, без которых настройка ЭДО не имеет смысла:

• Обновить конфигурацию до последней доступной версии 1С;
• Официально оформить договор с оператором связи на предмет обмена электронными данными (зачастую пользователи выбирают ту же компанию, через которую отправляют отчетность в налоговую и другие учреждения);
• Подготовить логин и пароль интернет-поддержки компании 1С, обслуживающей предприятие;
• Произвести установку крипто-про, чья настройка не вызовет проблем, или подготовить электронно-цифровую подпись на флешке.

Кроме того, если вы планируете пересылать документы внешним контрагентам, настройка ЭДО требует, чтобы были заполнены следующие поля:

1. Наименование;
2. Адрес, согласно системе классификатора;
3. Телефон;
4. Код органа налоговой.

Существует автоматическая подгрузка данных по ИНН из базы данных ИФНС. Автоматическая настройка потребует занести ИНН и нажать «Заполнить по ИНН».

Процесс настройки ЭДО в 1С 8 версии

Открыв меню «Администрирование», нажимаем «Обмен электронными документами» и ставим отметки:

• Электронные подписи;
• Обмен электронными документами с контрагентами.

Кнопка открытия формы «Настройки электронной подписи и шифрования» активизируется. Зайдите внутрь и нажмите комбинацию «Добавить»->«Из установленных на ПК», чтобы выбрать настроенный сертификат. Выберите сертификат для подписи данных из перечня обнаруженных системой 1С.

Если на компьютере установлено ПО для шифрования(Crypto-Pro), то необходимо перейти на вкладку «Программы». Удостоверьтесь, что программа 1С нашла нужное ПО на ПК, а также что отсутствуют ошибки.

Если необходимого крипто-провайдера не хватает в списке, нажмите «Добавить» и заполните обязательные поля. После выбора нужного нам сертификата или ПО, нажмите функциональную кнопку «Закрыть».

После этого для настройки ЭДО в системе 1С нужно подключиться к сервису ЭДО. Выберите команду «Подключиться к сервису 1С ЭДО» в том же разделе. Откроется удобный помощник, который потребует занести информацию:

• Организация;
• Сертификат;
• Юридический адрес;
• Код налогового органа.

Потребуется послать запрос на получение идентификатора участника документооборота, подписав его электронной подписью. После того, как вы увидите уведомление о регистрации в системе ЭДО, нажмите «Готово». ЭДО поддерживает функцию защиты электронной подписи специальным паролем. На этом настройка данного сервиса закончена.

Процесс подключения к сервису 1С Такском и его настройка ничем не отличаются от вышеописанного. Для организации ЭДО в 1С между компаниями также необходимо выслать приглашения.

Для передачи контрагентам данных через 1С необходимо не только произвести настройку ЭДО у себя, но и выслать соглашение. Для этого в разделе «Администрирование» откройте «Обмен электронными документами» и нажмите на «Настройка ЭДО». Откроется форма, в который вы сможете ознакомиться с существующими соглашениями и узнать статус каждого из них. Чтобы добавить и осуществить настройку ЭДО для обмена данными из 1С, нажмите кнопку «Создать».

В данном окошке необходимо занести нужного контрагента и заполнить договор. Чуть ниже присутствует настройка того, какие документы из полного списка объектов вы будете передавать через ЭДО с заданным контрагентом. Чтобы исключить документ из ЭДО, уберите отметку на конкретной строке.

Нажмите кнопку «Отправить приглашение», чтобы 1С послала уведомление внешней компании. В открывшейся форме заполните электронную почту и напишите сообщение, чтобы получатель понял, что от него хотят.

Когда контрагент примет приглашение, статус соглашения поменяется на «Присоединен». На этом настройка ЭДО в программе 1С для контрагента завершена. Также и контрагенты могут присылать вам приглашения для обмена данными.

Чтобы увидеть приглашения для ЭДО, которые вам прислали, необходимо зайти в раздел «Настройка ЭДО». В форме будет список соглашений.

Каждое соглашение со статусом подключения «Требуется согласие» необходимо принять. Для этого зайдите в соглашение двойным щелчком по строчке и нажмите на кнопку «Принять приглашение».

Если вы подтвердите свое согласие на обмен с данным контрагентом, то статус соглашения измениться на «Присоединен».

На этом настройка приглашения закончена, и вы можете обмениваться документами с контрагентами, с которыми заключены соглашения. Для этого в каждом указанном в соглашении документе появиться кнопка «ЭДО», содержащая основные функции. Возможности 1С позволяют задать в настройке автоматический обмен документами по определенному расписанию. При этом получение данных и их отправление настраиваются отдельно.

Чтобы ознакомиться с историей движения данных, вы можете открыть форму «Архив ЭДО» в разделе «Администрирование». Кроме непосредственно информации о передаче данных, в 1С доступны разнообразные отчеты, отражающие весь процесс электронного документооборота в необходимых разрезах.

В этой статье рассказывается об использовании сервиса 1С-ЭДО , обеспечивающего обмен юридически значимыми электронными документами, в том числе электронными счетами-фактурами, прямо из программ на платформе «1С:Предприятие».

1. Приложения

Работа с 1С-ЭДО возможна в следующих приложениях сервиса сайт :

• 1С:Бухгалтерия предприятия;
• 1С:Управление нашей фирмой;
• 1С:Комплексная автоматизация;
• 1С:ERP Управление предприятием;
• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения.

2. Преимущества

Использование 1С-ЭДО обеспечивает следующие преимущества:

• ускорение обмена документами со своими контрагентами: сформировать, подписать и отправить электронный документ можно нажатием одной кнопки - проще и быстрее, чем бумажный документ;
• значительное cокращение затрат на ведение документооборота;
• устраняется «ручной» ввод данных в программы «1С:Предприятия»: из полученных электронных документов автоматически создаются документы учетной системы, исчезают ошибки ручного ввода данных;
• функции подготовки и подписания документов могут быть разделены между пользователями;
• автоматическое заполнение журналов и реестров входящих и исходящих электронных документов;
• архив отправленных и полученных электронных документов является частью программы «1С:Предприятия»;
• возможен обмен электронными документами с контрагентами, которые используют другие учетные программы (не 1С);
• электронные документы можно отправить в ФНС в ответ на запрос, используя сервис «1С-Отчетность».

3. Стоимость

Подключение к 1С-ЭДО осуществляется бесплатно. Плата за использование 1С-ЭДО:

Подробнее о стоимости использования «1С-ЭДО» написано в Информационном письме фирмы «1С» № 19598 от 27.02.2015 г.

4. Как подключиться

Чтобы подключиться к 1С-ЭДО, пользователю необходимо выполнить следующие действия:

1. Установить на свой компьютер средства криптографии (криптопровайдер Крипто ПРО или VipNET).
2. Приобрести квалифицированную электронную подпись.
3. Настроить 1С-ЭДО в приложении сервиса.

4.1. Установка криптопровайдера

Для использования 1С-ЭДО необходимо установить на компьютер пользователя криптопровайдер - программу, осуществляющую реализацию криптографических алгоритмов для выполнения электронной подписи.

В настоящее время для 1С-ЭДО поддерживаются криптопровайдеры:

• VipNet CSP (разработчик ОАО "ИнфоТеКС");
• CryptoPro CSP (разработчик ООО "КРИПТО-ПРО").

Принимая решение, какую из этих программ выбрать, необходимо учесть следующее:

• если вы уже используете одну из программ VipNet CSP или CryptoPro CSP на своем компьютере для работы с другими электронными сервисами, рекомендуется использовать эту же программу и для работы с 1С-ЭДО;
• на компьютере может быть установлен только одна программа-криптопровайдер, иначе возможны конфликты этих программ между собой;
• программа ViPNet CSP распространяется бесплатно, а CryptoPro CSP - на платной основе.

Руководства по установке и использованию криптопровайдеров VipNet CSP и CryptoPro CSP приведены на интернет-сайтах их разработчиков:

4.2. Приобретение электронной подписи

Если у пользователя уже имеется локальная квалифицированная электронная подпись, например, используемая для 1С-Отчетности, рекомендуется применять для 1С-ЭДО эту же электронную подпись.

При отсутствии локальной квалифицированной электронной подписи можно:

• получить ее с помощью конфигурации «1С:Клиент ЭДО 8 ред. 2.0»:

  1. скачать бесплатную электронную поставку конфигурации «1С:Клиент ЭДО 8 ред. 2.0» (ее можно заказать на Портале ИТС или скачать с сайта «1С:Обновление программ», ссылка);
  2. подать из нее заявку на получение квалифицированного сертификата электронной подписи через сервис «1С:Подпись» (см. по ссылке).
• использовать электронную подпись, полученную с помощью портала 1c-etp.ru (тариф «ОФД» этого портала пригоден для 1С-ЭДО);
• использовать квалифицированную электронную подпись, полученную с помощью любого другого аккредитованного Минкомсвязи удостоверяющего центра. Список удостоверяющих центров приведен по ссылке .

В настоящее время для электронного документооборота с контрагентами, в том числе с помощью 1С-ЭДО, необходимо использовать электронную подпись, которая хранится на вашем компьютере (то есть, локально). Нельзя использовать электронную подпись, хранимую в сервисе («в облаке»).

С помощью электронной подписи, хранимой в сервисе, могут выполняться сдача отчетности и взаимодействие с контролирующими органами (см. статью ).

4.3. Настройка в приложении сервиса

После приобретения квалифицированной электронной подписи и установки криптопровайдера следует настроить 1С-ЭДО в приложении сервиса.

Инструкция по настройке 1С-ЭДО в 1С:Бухгалтерии предприятия приведена:

• в статье ;
• в видеоролике ЗАО Калуга Астрал: 1C-ЭДО: Настройка и подключение к сервису БП 3.0

1С-ЭДО в других приложениях настраивается аналогично.

5. Использование

После настройки 1С-ЭДО можно использовать обмен электронными документами с контрагентами.

5.1. Проверка подключения контрагента

В программах 1С в справочнике Контрагенты можно проверить, подключен ли ваш контрагент к 1С-ЭДО - если подключен, то это показано в колонке ЭДО справочника Контрагенты .

Часть контрагентов могут быть подключено к сервисам операторов ЭДО, не являющихся участниками системы 1С-ЭДО. В этом случае необходимо организовывать обмен через «роуминг», как это описано в статье Настройка роуминга для пользователей 1С-ЭДО .

5.2. Приглашение к обмену документами

Если контрагент подключен к 1С-ЭДО, то для того, чтобы обмениваться с ним электронными документами, необходимо отправить ему приглашение к обмену и дождаться принятия приглашения, как это показано в видеоролике 1С-ЭДО: Приглашение контрагента БП 3.0 .

5.3. Обмен документами

Обмен электронными первичными документами:

• Выставление исправленного электронного первичного документа
• Получение исправленного электронного первичного документа
• Аннулирование электронного первичного документа по инициативе продавца
• Аннулирование электронного первичного документа по инициативе покупателя

Обмен счетами-фактурами:

• Выставление корректировочого электронного счета-фактуры
• Получение корректировочного электронного счета-фактуры

Обмен электронным универсальным передаточным документом (УПД):

• Выставление электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД)
• Выставление исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (исправленного УПД)
• Выставление электронного документа о передаче права на использование программы для ЭВМ (УПД)

О форматах электронных документов, поступающих от контрагентов в роуминге.

Как подключиться к 1С-ЭДО?

Тестовые сертификаты для 1С-ЭДО (1С-Такском) Руководства пользователя по сервису 1С-ЭДО В форме соглашения (Профили настроек ЭДО) нет ссылки на автоматическое получение уникального ИД участника, как описано в документации, только поле для ручного ввода ИД. Можно ли подписывать электронный документ одновременно двумя электронными подписями? После получения ЭД в созданном документе ИБ колонка «Номенклатура» пустая, хотя при просмотре содержимого ЭД она заполнена. Не удается подписать акт/счет-фактуру (При попытке подписать появляется сообщение: «Обработанных документов 0»).

Настройка обмена электронными документами в "1С:Предприятие"

• Настройка ЭДО в типовых решениях
Использование одного идентификатора различными обособленными подразделениями

Не приходят входящие документы от контрагента из «Диадок» Автоматическая настройка роуминга между абонентами 1С-ЭДО (оператор "Калуга Астрал") и абонентами СБИС (оператор "Тензор") Создание настройки ЭДО с контрагентом Шаблон на удаление идентификатора стороннего оператора в системе оператора Тензор Настройка уведомлений ЭДО Автоматическая настройка роуминга между абонентами 1С-ЭДО (оператор "Калуга Астрал") и абонентами 1С-Такском (оператор "Такском") Перезаполнение документа учета по электронному документу (на примере конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, релиз 3.0.57.10) Настройка системы для обмена УПД (на примере конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, релиз 3.0.57.10) Об особенностях электронного документооборота в сервисе 1С-ЭДО через оператора ЭДО "Тензор"

Настройка ЭДО в нетиповых решениях

Общие вопросы

Привязка сертификата к учетной записи 1С-ЭДО Работа в 1С-ЭДО (1С-Такском) с сертификатом электронной подписи ГОСТ Р 34.10-2012 Как подготовить заявление на выпуск сертификата с помощью 1С:Подпись Настройка клиент-серверного подписания электронных документов Перенос настроек ЭДО при переходе на новую информационную базу (конфигурацию) 1С Программа 1С показывает, что мой контрагент подключен к ЭДО. Как начать с ним обмен электронными документами? Как подключиться к 1С-Такском из конфигурации, в которой нет или отключена Интернет-поддержка пользователей 1С? До июля 2017 года действует сразу 2 разных формата электронных первичных документов. Каким из них лучше пользоваться? Перечень операторов ЭДО СФ, доступных для автоматического роуминга в 1С-ЭДО Настройка роуминга для пользователей 1С-Такском Настройка роуминга для пользователей 1С-ЭДО Установка корневого сертификата ГУЦ Минкомсвязи в соответствии с изменениями в 63-ФЗ "Об электронной подписи" 1С:Клиент ЭДО 8, редакция 2.4 Поддержка ЭДО в конфигурациях «1С:Предприятие» Особенности настройки обмена ЭД из решений, работающих в клиент-серверном режиме Как изменить пин-код (пароль) закрытого ключа? При смене организации нужно ли получать новый идентификатор ЭДО? Какие криптопровайдеры можно использовать для обмена электронными документами? Можно ли в базовых версиях программных продуктов 1С настроить ЭДО? Где можно взять инструкцию по настройке ЭДО?

Типичные ошибки

При проверке подписи электронного документа произошла ошибка: "Ошибка интерфейса модуля криптографии. Указан неверный алгоритм". Ошибка работы с Интернет: внутренняя ошибка сервера (500) Подпись не верна (не установлен корневой сертификат УЦ контрагента или оператора) Ошибка работы с Интернет: доступ запрещен (403). Не удалось выполнить операции формирования/проверки ЭЦП на сервере (код ошибки 103,104). Сертификат не действителен. Не удалось проверить сертификат в списке отозванных т.к. соответствующий сервер в состоянии offline (код ошибки 103,104). Сертификат не действителен. Цепочка сертификатов обработана, но прервана на корневом сертификате, который не является доверенным (код ошибки 103,104). Сертификат связан с модулем криптографии "Crypto-Pro GOST R 34.10-2001 Cryptographic Service Provider" с типом 1 (код ошибки 103,104). Не удалось выполнить операции шифрования/расшифровки на компьютере. Ошибка при формировании данных подписи (0x00000056, код ошибки 103,104). Тест профиля настроек ЭДО не выполнен. Нет доступных сертификатов

Правовое регулирование

Обмен электронными документами у посредников Обмен произвольными электронными документами Обмен электронными первичными документами Обмен электронными счетами-фактурами Правовое регулирование обмена электронными документами Можно ли использовать сертификат для 1С-ЭДО другого удостоверяющего центра? В каком виде нужно предоставить ЭД для внешних проверяющих органов, если они не принимают документ в электронном виде?

Настройка ЭДО в 1С:Бухгалтерии ред. 3.0

Настройка ЭДО в 1С:Бухгалтерии ред. 3.0 (на примере релиза 3.0.43.123)

Перед началом настройки ЭДО убедитесь, что:

1. программа 1С обновлена до актуального релиза;


2. есть логин и пароль интернет-поддержки 1С (http://login.1c.ru)


3. установлен крипто-провайдер (КриптоПро или ВипНет) и есть ключ усиленной квалифицированной электронной подписи, например от системы электронной отчетности в ФНС (открытый и закрытый ключ, пин-код от контейнера закрытого ключа)


4. в карточках организации и контрагентов, с которыми предполагается вести обмен электронными документами, корректно заполнены следующие поля:

• Название
• ИНН/КПП
• Адрес (обязательно по классификатору, а не "одной строкой)
• Телефон (не более 20 символов)
• Код налогового органа (для организации)

Настройка ЭДО и криптографии в программе 1С

Убедитесь, что в разделе "Администрирование" - "Обмен электронными документами" включены опции "Электронные подписи" и "Обмен электронными документами".

Убедитесь, что разделе "Администрирование" - "Обмен электронными документами" - "Настройки электронной подписи и шифрования" на закладке "Программы" добавлен используемый Вами крипто-провайдер (например, КриптоПро) и результат проверки для него - "Установлен на компьютере". При необходимости, добавьте нужный крипто-провайдер, нажав кнопку "Добавить".

Перед регистрацией в сервисе ЭДО убедитесь, что программный продукт 1С запущен под пользователем, который указан в настройках сертификата:

Регистрация в сервисе 1С-ЭДО (1С-Такском)

Для создания профиля настроек ЭДО (регистрации в качестве участника ЭДО) в разделе "Администрирование" - "Обмен электронными документами" выберите гипер-ссылку "Подключиться к сервису 1С-ЭДО", если нужно зарегистрироваться у оператора ЭДО Калуга Астрал; либо гипер-ссылку "Подключиться к сервису 1С-Такском" для регистрации у оператора ЭДО Такском.

Просмотреть уже созданные профили можно в разделе «Профили ЭДО».

Перед началом регистрации возможно потребуется ввести логин и пароль интернет-поддержки пользователей 1С.

В зависимости от выбранного способа подключения (оператора) вид экранной формы может несколько отличаться.

Калуга Астрал проверьте правильность заполнения указанных на форме полей, при необходимости выберите организацию и сертификат и нажмите на гипер-ссылку "Получить уникальный идентификатор участника ЭДО".

При необходимости введите пин-код (пароль) контейнера ключа электронной подписи. В течении нескольких минут заявка на регистрацию будет обработана оператором ЭДО и организации будет присвоен уникальный Идентификатор участника ЭДО.

При подключении к оператору ЭДО Такском на первом шаге помощника подключения нужно выбрать регистрируемую организацию и сертификат электронной подписи, после чего нажмите на гипер-ссылку "Получить уникальный идентификатор участника ЭДО".

Далее нужно согласиться с подключением к интернет-поддержке (возможно, потребуется ввести логин/пароль интернет поддержки и/или регномер программного продукта).и, при запросе, пин-код контейнера ключа подписи, после чего нажать кнопку "Создать заявку".

В новом окне внимательно проверьте реквизиты регистрируемой организации.

При необходимости реквизиты можно отредактировать прямо на форме, для редактирования адреса организации нажмите на выделенную на рисунке выше красной рамкой кнопку. Убедитесь, что в адресе компании верно заполнено поле "Код региона". После нажатия на кнопку "Отправить" начнется процесс регистрации (получения уникального Идентификатора участника ЭДО).

После завершения работы таймера обратного отсчета (на рисунке выше выделен красным) на форме отобразится присвоенный организации уникальный Идентификатор (на рисунке ниже выделен красным).

Затем нажмите кнопку "Ок".

После получения уникального Идентификатора нажмите на кнопку "Готово", в результате откроется созданный профиль настроек ЭДО по зарегистрированной организации, где можно проверить и при необходимости скорректировать доступных для ЭДО типов электронных документов, их форматы, а так же протестировать доступность сервиса (по кнопке "Тест профиля настроек").

После нажатия на кнопку "Записать и закрыть" будет предложено отправить приглашение на ЭДО вашему контрагенту.

О том, как пользоваться ЭДО (отправлять, получать и обрабатывать электронные документы) можно прочитать в разделе ИТС https://its.1c.ru/db/eldocs#content:102:hdoc

Ваша проблема решена?

Ваше сообщение отправлено.

Применение электронного документооборота (ЭДО) в организации

Для того чтобы понять, что такое электронный документооборот (ЭДО) и для чего он нужен, следует знать общий принцип документооборота. А именно:

• Какие первичные документы составляются на предприятии;
• Как происходит обмен этими документами внутри предприятия и со сторонними организациями;
• Кто составляет и проверяет оформление первичных документов;
• У кого есть право подписи документов.

На каждом предприятии разработан индивидуальный график документооборота, который помогает сотрудникам разобраться и определить движение документов.

Впервые ЭДО появился в банковской сфере, затем системы ЭДО стали применяться на многих западных предприятиях. В настоящее время ЭДО широко используется и в России, для оперативного обмена информацией.

ЭДО – это быстрый и качественный обмен различной информацией как внутри предприятия, так и с внешними контрагентами либо контролирующими органами. Своевременное выявление ошибок и расхождений в расчетах между контрагентами, а также сверка данных покупателя и поставщика с данными ИФНС, позволяет оперативно выявлять расхождения в счетах-фактурах.

Например, при обмене документами с контрагентами с помощью ЭДО, а не с помощью почтовых услуг, предприятием будет сэкономлено не только время оформления документа: печать документа, сбор подписей, оформление конвертов и т.д., но и сократятся затраты на услуги почты.

Документы, обработанные с помощью ЭДО, по законодательству имеют такую же юридическую силу, как на бумажном носителе. Все договора, соглашения и прочая подобная документация имеет юридическую силу согласно ГК РФ. В Налоговом кодексе также предусмотрена электронная документация, которая имеет такую же силу, как и документы на бумажных носителях.

Как организовать обмен электронными документами (ЭДО) в 1С 8.3 – пошаговая инструкция

В программе 1С 8.3 Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрена функция, предназначенная для использования ЭДО. Рассмотрим на примере правила настройки и работы с ЭДО в 1С 8.3.

Шаг 1. Настройка электронного документооборота в 1С 8.3

Для работы с ЭДО в 1С 8.3 необходимо сначала настроить программу, а именно:

• Произвести обновления до актуального релиза;
• Заключить договор с оператором связи для передачи электронных данных. Можно с оператором через которого отправляете отчетность в ИФНС и внебюджетные фонды;
• Получить пароль и логин интернет-поддержки обслуживающей предприятие компании 1С;
• Установить крипто-про на компьютер или получить электронно-цифровую подпись на флеш-носителе.

Внимание! В справочнике «Контрагенты» наименование контрагентов необходимо заполнять по данным ИФНС, для того, чтобы в 1С 8.3 корректно заполнились данные: наименование организации, ИНН/КПП, адрес и код ИФНС.

Для этого заходим в меню «Справочники», где выбираем справочник «Контрагенты»:

В открывшемся списке контрагентов проверяем корректное заполнение данных по всем контрагентам. Для этого наводим курсор на нужного контрагента и кнопкой «Еще» выбираем функцию редактирования «Изменить»:

Открывается карточка контрагента:

Если ИНН контрагента уже внесен в карточку, то нажимаем кнопку «Заполнить по ИНН», после чего происходит автоматическое заполнение сведений о КПП, наименовании и адресе по данным ИФНС.

Адрес обязательно должен быть заполнен не в произвольном формате, а по данным адресного классификатора. Но для этого следует настроить подключение базы 1С к интернету и серверу ИФНС.

Шаг 2. Настройка ЭДО и криптографии

Заходим в раздел “Администрирование” и выбираем функцию “Обмен электронными документами”:

Открывается окно «Настройка обмена электронными документами»:

Для работы с ЭДО в 1С 8.3 следует отметить «галочкой» функции “Электронные подписи” и “Обмен электронными документами с контрагентами”:

Затем следует убедиться, что электронная подпись настроена. Для этого заходим в меню «Настройки электронной подписи и шифрования» на вкладку «Программы», где должен отобразиться установленный ключ. Если ключ не установлен, то следует обратиться к специалистам для его установки:

Шаг 3. Подключить электронный документооборот

Следующим шагом будет подключение к сервису 1С ЭДО. Для этого выбираем функции «Подключиться к сервису 1С ЭДО» и «Подключиться к сервису 1С Такском»:

При подключении к сервисам ЭДО и ТАКСКОМ, открывается помощник подключения. Следуя подсказкам программы 1С 8.3, проходим этап заполнения:

Далее заходим в настройки ЭДО в 1С 8.3, где открывается автоматически настроенный шаблон для обмена электронными документами с контрагентами. В поле «Организация» необходимо выбрать юридическое лицо, которому хотите отправить приглашение на электронный обмен документами. После этого, нажав на кнопку «Записать и закрыть», выбранному контрагенту автоматически отправится приглашение на подключение к ЭДО:

Для обновления форм ЭДО в 1С 8.3, следует поставить отметку в окошке «Переходить на новые формы автоматически»:

В 1С 8.3 можно настроить расписание обмена электронными документами:

Или смотрите наш видео-урок:

Шаг 4. Работа с ЭДО

При формировании первичных документов в программе 1С Бухгалтерия 8.3, следует учесть, что в меню документа, для которого утверждена форма электронного документооборота, есть кнопка «ЭДО». Все действия с такими первичными документами можно произвести, согласно выбранной команде:

Для просмотра всей информации движения документов по ЭДО, в 1С 8.3 существует функция «Архив ЭДО» в меню «Администрирование»:

В архиве можно просмотреть все совершаемые операции с документами в ЭДО. Используя закладки и меню настроек, в 1С 8.3 можно получить различные отчеты по видам документов и степени их исполнения:

Для работы в текущем режиме с ЭДО в 1С 8.3, следует использовать функцию «Текущие дела ЭДО», которая находится в разделе «Продажи»:

Или в разделе «Покупки»:

Где также можно сформировать необходимые отчеты:

Для обмена произвольными электронными документами с поставщиками или покупателями в 1С 8.3 предназначена функция «Произвольные электронные документы»:

В данном сервисе можно выбрать файл произвольного формата либо установленного формата из открывающегося списка.