Potrivit diverselor surse, de la 50 la 95% din toate e-mailurile din lume sunt spam de la fraudatori cibernetici. Obiectivele trimiterii unor astfel de scrisori sunt simple: să infectați computerul destinatarului cu un virus, să furați parolele utilizatorului, să forțați o persoană să transfere bani „către organizații de caritate”, să introduceți detaliile cardului bancar sau să trimiteți scanări de documente.

Adesea, spamul este enervant la prima vedere: aspect strâmb, text tradus automat, formulare pentru introducerea unei parole chiar în linia de subiect. Dar există scrisori rău intenționate care arată decent, joacă subtil cu emoțiile unei persoane și nu ridică îndoieli cu privire la veridicitatea lor.

Articolul va vorbi despre 4 tipuri de scrisori frauduloase de care se îndrăgostesc cel mai adesea rușii.

1. Scrisori de la „organizații guvernamentale”

Escrocii se pot preface a fi biroul fiscal, Fondul de pensii, Rospotrebnadzor, stația sanitară și epidemiologică și alte organizații guvernamentale. Pentru credibilitate, în scrisoare sunt introduse filigrane, scanări de sigilii și simboluri de stat. Cel mai adesea, sarcina infractorilor este să sperie o persoană și să o convingă să deschidă un fișier cu un virus atașat.

De obicei, acesta este un criptator sau un blocant Windows care dezactivează computerul și vă solicită să trimiteți un SMS plătit pentru a relua funcționarea. Un dosar rău intenționat poate fi deghizat ca o hotărâre judecătorească sau o citație de a se prezenta în fața șefului organizației.

Frica și curiozitatea opresc conștiința utilizatorului. Forumurile de contabilitate descriu cazuri în care angajații organizațiilor au adus fișiere cu viruși pe computerele lor de acasă, deoarece nu le-au putut deschide la birou din cauza antivirusului.

Uneori, escrocii vă cer să trimiteți documente ca răspuns la o scrisoare pentru a colecta informații despre companie, care vor fi utile pentru alte scheme de înșelăciune. Anul trecut, un grup de escroci a reușit să înșele mulți oameni folosind trucul de distragere a atenției „solicitarea de a trimite documente prin fax”.

Când un contabil sau un manager a citit asta, a înjurat imediat biroul fiscal: „Sunt mamuți care stau acolo, oh! și și-a schimbat gândurile de la scrisoarea în sine la rezolvarea problemelor tehnice legate de trimitere.

2. Scrisori de la „bănci”

Blocanții Windows și ransomware-ul se pot ascunde în scrisori false nu numai de la organizațiile guvernamentale, ci și de la bănci. Mesajele „A fost luat un împrumut pe numele tău, te rog să citești procesul” pot fi cu adevărat înfricoșătoare și te fac să vrei să deschizi dosarul.

O persoană poate fi, de asemenea, convinsă să se conecteze la un cont personal fals, oferindu-se să vadă bonusurile acumulate sau să primească un premiu pe care l-a câștigat la Loteria Sberbank.

Mai rar, escrocii trimit facturi pentru plata taxelor de serviciu și a dobânzii suplimentare la împrumut, pentru 50-200 de ruble, care sunt mai ușor de plătit decât de înțeles.

3. Scrisori de la „colegi”/“parteneri”

Unii oameni primesc zeci de scrisori de afaceri cu documente în timpul zilei de lucru. Cu o astfel de încărcare, poți să te îndrăgostești cu ușurință de eticheta „Re:” din subiectul scrisorii și să uiți că nu ai corespuns încă cu această persoană.

Mai ales dacă câmpul de otrăvire indică „Alexander Ivanov”, „Ekaterina Smirnova” sau orice nume rusesc simplu, care absolut nu rămâne în memoria unei persoane care lucrează constant cu oamenii.

Dacă scopul escrocilor nu este să colecteze plăți prin SMS pentru deblocarea Windows, ci să provoace prejudicii unei anumite companii, atunci scrisorile cu viruși și legături de phishing pot fi trimise în numele angajaților reali. Lista angajaților poate fi adunată pe rețelele de socializare sau vizualizată pe site-ul companiei.

Dacă o persoană vede o scrisoare în cutia poștală de la o persoană dintr-un departament vecin, atunci nu o privește mai atent, poate chiar ignora avertismentele antivirus și deschide fișierul indiferent de situație.

4. Scrisori de la „Google/Yandex/Mail”

Google trimite uneori e-mail-uri proprietarilor de conturi Gmail spunând că cineva a încercat să se conecteze la contul dvs. sau că Google Drive a rămas fără spațiu. Escrocii le copiază cu succes și obligă utilizatorii să introducă parole pe site-uri false.

Utilizatorii Yandex.Mail, Mail.ru și alte servicii de poștă primesc, de asemenea, scrisori false de la „administrația serviciului”. Legendele standard sunt: ​​„adresa ta a fost adăugată pe lista neagră”, „parola ta a expirat”, „toate e-mailurile de la adresa ta vor fi adăugate în dosarul de spam”, „uită-te la lista de e-mailuri nelivrate”. Ca și în cele trei puncte precedente, principalele arme ale criminalilor sunt frica și curiozitatea utilizatorilor.

Cum să te protejezi?

Instalați un antivirus pe toate dispozitivele dvs., astfel încât să blocheze automat fișierele rău intenționate. Dacă dintr-un motiv oarecare nu doriți să-l utilizați, verificați toate atașamentele de e-mail, chiar și ușor suspecte, pentru virustotal.com

Nu introduceți niciodată parolele manual. Utilizați manageri de parole pe toate dispozitivele. Nu vă vor oferi niciodată opțiuni de parolă pentru a intra pe site-uri false. Dacă dintr-un motiv oarecare nu doriți să le utilizați, atunci introduceți manual adresa URL a paginii pe care urmează să introduceți parola. Acest lucru se aplică tuturor sistemelor de operare.

Ori de câte ori este posibil, activați confirmarea parolei prin SMS sau identificare cu doi factori. Și, bineînțeles, merită să ne amintim că nu puteți trimite scanări ale documentelor, datele pașapoartelor sau nu puteți transfera bani către străini.

Poate că mulți dintre cititori, când se uitau la capturile de ecran ale scrisorilor, s-au gândit: „Sunt un prost să deschid fișiere din astfel de litere? Puteți vedea de la un kilometru distanță că aceasta este o configurație. Nu mă voi deranja cu un manager de parole și cu autentificarea cu doi factori. Voi fi doar atent.”

Da, majoritatea e-mailurilor frauduloase pot fi detectate cu ochii. Dar acest lucru nu se aplică cazurilor în care atacul vizează în mod special dumneavoastră.

Cel mai periculos spam este personal

Dacă o soție geloasă dorește să citească e-mailul soțului ei, Google îi va oferi zeci de site-uri care oferă serviciul „Hacking mail și profiluri de rețele sociale fără plată în avans”.

Schema muncii lor este simplă: trimit unei persoane scrisori de phishing de înaltă calitate, care sunt compuse cu grijă, ordonate și țin cont de caracteristicile personale ale persoanei. Astfel de escroci încearcă sincer să atragă o anumită victimă. Ei află de la client cercul ei social, gusturile și punctele slabe. Poate dura o oră sau mai mult pentru a dezvolta un atac asupra unei anumite persoane, dar efortul dă roade.

Dacă o victimă este prinsă, îi trimit clientului o captură de ecran a căsuței poștale și îi cer să plătească (prețul mediu este de aproximativ 100 USD) pentru serviciile lor. După ce primesc banii, îți trimit parola pentru cutia poștală sau o arhivă cu toate literele.

Se întâmplă adesea ca atunci când o persoană primește de la fratele său o scrisoare cu un link către fișierul „Dovezi care compromit video pe Tanya Kotova” (keylogger ascuns) de la fratele său, este plin de curiozitate. Dacă scrisoarea este prevăzută cu un text care conține detalii cunoscute unui cerc limitat de oameni, atunci persoana respectivă neagă imediat posibilitatea ca fratele său să fi fost spart sau că altcineva se preface că este el. Victima se relaxează și oprește antivirusul la naiba pentru a deschide fișierul.

Nu numai soțiile geloase, ci și concurenții fără scrupule pot apela la astfel de servicii. În astfel de cazuri, prețul este mai mare, iar metodele sunt mai subtile.

Nu ar trebui să vă bazați pe atenția și bunul simț. Lăsați un antivirus fără emoții și un manager de parole să vă protejeze, pentru orice eventualitate.

P.S. De ce scriu spammerii astfel de scrisori „prostii”?

E-mailurile de înșelătorie elaborate cu atenție sunt relativ rare. Dacă intri în dosarul de spam, te poți distra mult. Ce fel de personaje vin escrocii pentru a stoarce bani: directorul FBI, eroina serialului „Game of Thrones”, o clarvăzătoare care ți-a fost trimisă de puteri superioare și vrea să-ți spună secretul viitorului tău pentru 15 dolari, un criminal căruia i s-a ordonat să te plătească, dar se oferă sincer să plătească.

O abundență de semne de exclamare, butoane în corpul scrisorii, o adresă ciudată a expeditorului, un salut fără nume, traducere automată, erori grave în text, o exagerare clară a creativității - literele din dosarul de spam „țipă” pur și simplu despre întuneric origine.

De ce escrocii care își trimit mesajele către milioane de destinatari nu vor să petreacă câteva ore compunând o scrisoare îngrijită și să schimbe 20 de dolari pentru un traducător pentru a crește răspunsul audienței?

Într-un studiu Microsoft De ce spun escrocii nigerieni că sunt din Nigeria?întrebarea „De ce escrocii continuă să trimită scrisori în numele miliardarilor din Nigeria când publicul larg știe despre „scrisorile nigeriene” de 20 de ani” este analizată profund. Potrivit statisticilor, mai mult de 99,99% dintre destinatari ignoră astfel de spam.

Comunicarea de afaceri este propria sa lume cu propriile sale legi. Multe depind de modul în care respectăm aceste legi: impresia pe care o facem colegilor și partenerilor, productivitatea muncii și chiar avansarea în carieră.

Un loc aparte în comunicarea de afaceri îl ocupă corespondența de afaceri, care este responsabilitatea zilnică a majorității lucrătorilor de birou și nu numai. Capacitatea de a conduce corespondența de afaceri în mod corect poate fi un bun ajutor pentru a încheia tranzacții profitabile și pentru a vă construi imaginea afacerii.

Să ne uităm la câteva caracteristici ale unei scrisori de afaceri. Deci, corespondența comercială este:

• utilizarea expresiilor șablon și a clișeelor
• neutralitate emoțională,
• acuratețea semantică și concizia prezentării,
• argumentare bine construită.

Corespondența de afaceri în limba engleză este același set de reguli și clișee, dintre care unele recomandăm să le folosească tuturor celor care lucrează cu parteneri străini sau în companii internaționale. Vă aducem în atenție câteva fraze utile care vă vor decora corespondența de afaceri. Aceste fraze vă vor sublinia profesionalismul și vă vor ajuta să modelați imaginea unui om de afaceri. Sa incepem!

1.Vă rugăm să găsiți atașat

Să începem cu clasicii. De multe ori trebuie să atașați diferite documente sau alte fișiere la o scrisoare. Pentru a anunța destinatarul despre prezența unui atașament, această expresie este perfectă. La urma urmei, cuvântul „Atașament” în traducere înseamnă „atașament”. Expresia trebuie folosită la sfârșitul scrisorii.

Iată câteva exemple de utilizare:

• Vă rugăm să găsiți atașat portofoliul meu.
• Vă rugăm să găsiți atașat o copie a acordului/contractului.

2.Am transmis

Această expresie poate fi folosită dacă trebuie să redirecționați un e-mail către alți destinatari. Pentru a anunța destinatarul despre acest lucru, expresia „Am redirecționat” este perfectă. De exemplu:

• Ți-am trimis CV-ul Annei.
• Ți-am trimis e-mailul lui John.

3.Am cc'ed

O persoană neinițiată în toate secretele particularităților corespondenței de afaceri poate să nu înțeleagă ce înseamnă această abreviere ciudată. Dar suntem profesioniști. „I’ve cc’ed” este o abreviere care înseamnă I have carbon copied. Expresia înseamnă „a copia pe cineva pentru a primi scrisori”.

Deci, dacă trebuie să informați pe cineva că ați copiat alți destinatari, nu ezitați să folosiți această expresie. De exemplu:

• Am trimis-o pe Sara pe acest e-mail.
• I-am trimis pe Jack și Jimmy pe aceste e-mailuri.

În ceea ce privește abrevierile care nu pot fi folosite în corespondența de afaceri, se face de obicei o excepție pentru acest caz.

4.Pentru detalii suplimentare

Această frază este o modalitate dovedită de a-ți încheia politicos scrisoarea în engleză. „Pentru mai multe detalii” înseamnă „pentru informații mai detaliate”, „mai detaliat”. Exemple de utilizare:

• Pentru mai multe detalii contactati-ma oricand.
• Pentru mai multe detalii scrieți managerului nostru de vânzări.

O altă expresie care vă va ajuta să finalizați politicos este „Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați”. Tradus, aceasta înseamnă „Dacă aveți întrebări, nu ezitați să-mi scrieți.”

5.Aștept cu nerăbdare

Expresia „a aștepta înainte” înseamnă „a aștepta înainte”. Deci, dacă așteptați cu nerăbdare un răspuns sau o altă acțiune din partea destinatarului, atunci ar fi destul de potrivit să folosiți această expresie. De exemplu:

• Astept raspunsul tau.
• Astept cu interes raspunsul tau.

Expresia este cel mai bine folosită la sfârșitul scrisorii.

Când scrii o scrisoare, trebuie să fii politicos chiar și atunci când nu prea ai chef. Abilitatea de a scrie scrisori competente în orice situație reflectă profesionalismul, bunele maniere și cunoștințele dvs. de etică în afaceri. În concluzie, permiteți-ne să vă reamintim că în corespondența de afaceri trebuie să dați dovadă de precizie de redactare și alfabetizare impecabilă. Utilizarea abrevierilor este, de asemenea, inacceptabilă (cu rare excepții).

Scrieți corect e-mailurile în engleză, dragi prieteni! Noroc!

Ei bine, haideți să formulăm câteva reguli utile. Învață-ți colegii și... um... alți parteneri să-i urmeze, iar pacea și liniștea vor veni la poșta ta. Și poate nu numai în ea.

1. Cu excepția cazului în care sarcina ta este să răspunzi rapid la e-mailuri, . Doar tu decizi cu ce viteză și cui să răspunzi, și nu cel care îți cere un răspuns imediat (cu excepția cazului în care acesta este șeful tău/mare, cu care este periculos să intre în conflict, dar poate fi și antrenat să nu se aștepte rapid răspunsuri). Există multe motive pentru care nu ar trebui să vă grăbiți să scrieți o scrisoare de răspuns - sunteți ocupat, scrisoarea necesită pregătire sau gândire etc. Există întrebări cu adevărat urgente și importante, dar chiar și pentru ele ar trebui să ți se ceară politicos (!) să răspunzi rapid și să nu ceri un răspuns instantaneu. Toți managerii ar trebui să [încerce] să adere la această regulă în raport cu subordonații lor (și acest lucru este cu adevărat dificil, credeți-mă), cu excepția cazurilor de ordin scris direct.

2. Nu scrie scrisori lungi. Sfatul pare banal, dar din când în când cu toții avem dorința de a scrie un mesaj de un kilometru (vom considera acesta un text cu mai mult de 5 propoziții). Ține-te. Nimănui nu-i place să citească scrisori lungi, iar dacă nu vrei să provoci iritare în mod specific, nu. Această regulă nu se aplică prezentării unei probleme tehnice sau a unei soluții detaliate, dar chiar și în astfel de cazuri trebuie să fii concis.

3. Evitați inutilul, subliniez - inutil! - "Mulțumesc". Imaginați-vă că ați cerut cuiva să vă trimită un document important (și din anumite motive nu poate fi postat pe o partajare în rețea sau transmis în alt mod). Persoana a răspuns solicitării dumneavoastră și a trimis documentul. Scrieți înapoi: „Mulțumesc”. Cu excepția cazului în care aceasta este o domnișoară drăguță care este sensibilă la semnele de atenție, nu este nevoie să scrieți așa.
Știți cât cheltuiește un angajat de birou pentru sortarea corespondenței? Aproximativ o treime din timpul meu de lucru! Dacă nu vrei să fii implicat în acest coșmar din viața unui membru al echipei tale (sau chiar al unui vecin), nu este nevoie de „mulțumesc”. Dacă vi se pare că este important ca o persoană să știe dacă ați primit sau nu un document, relaxați-vă - în mod implicit nu îi pasă. Și așa este - aveți nevoie de document, nu de el. Ca ultimă soluție, vă va cere să confirmați primirea. Cea mai bună recunoștință este să nu înfundați căsuța de e-mail a altcuiva.

4. Formulează-ți gândurile mai clar. Înainte de a trimite o scrisoare, gândiți-vă dacă gândul, întrebarea sau cererea conținută în ea este suficient de clară? Pune-te în pielea persoanei căreia îi scrii. Își va da seama? Nu toată lumea este la fel de inteligentă și pricepută ca tine.

5. Nu scrie scrisori dacă nu trebuie. Gândiți-vă, este posibil să faceți fără această scrisoare? Când demarează un proiect, primul lucru pe care îl fac este să evalueze riscurile eșecului acestuia. Abordați scrisoarea în același mod: evaluați riscurile de a nu scrie scrisoarea; va avea de suferit munca cuiva?

6. în mâinile managerului. Cu atât mai mult motiv pentru a utiliza acest instrument în scopul propus - cel căruia îi escaladați problema ar trebui să primească de la dvs. o scurtă descriere a acesteia și abordări ale soluției.
La noi le place să escaladeze problema prin simpla copiere a superiorilor. Aceasta este prostie, nu escaladare.

7. Încercați să scrieți scrisori numai celor pe care îi privesc. Adesea, din frică, incertitudine sau ignoranță, angajații îi copiază pe toți cărora le vine în minte numele. Eu personal, în general, încerc să nu citesc scrisori în care eu nu sunt destinatarul. Dacă sunt copy-pasted, interpretez asta ca „uite, poate că și tu ești interesat de acest subiect”. Nu, nu chiar, mulțumesc, am ceva de făcut.
O altă problemă este încălcarea bunului simț. Dacă discutați o problemă cu un proiect client, discutați-o mai întâi pe plan intern. Nu este nevoie să-l conectați imediat la corespondență.

8. Verificați-vă e-mailul din când în când - în mod regulat, dar nu constant. Nu te uita la plicul galben, nu vezi un salariu acolo în fiecare zi. Pe lângă citirea e-mailurilor, trebuie și (cel puțin) să lucrezi și să te gândești.

9. Nu adăugați persoane la conversația dvs. dacă nu au cerut-o. Îmi place să primesc dintr-o dată o scrisoare cu o discuție pentru câteva zeci de oameni care se desfășoară de o săptămână și întrebarea „ce naiba?” oamenii sunt sincer surprinși: "Totul este scris acolo! Citește-l singur!" Da, acum au fugit. Dacă vrei ceva de la mine, dă-mi informații specifice și o întrebare specifică. Puteți încă derula în jos câteva litere, dar mai multe este o lipsă de respect directă.

10. Eu personal sunt împotriva BCC. Dacă nu puteți trimite deschis o scrisoare unei persoane, nici nu o trimiteți în secret.

11. O altă regulă pe care eu însumi o încalc adesea, din păcate, este procedura de analiză a literelor necitite. Este mai bine să nu citiți istoricul corespondenței, ci să începeți de sus, cu cele mai recente litere. În acest fel veți economisi mult timp - de multe ori problema care a fost formulată într-o scrisoare cu câteva zile sau ore în urmă fie a fost deja rezolvată, fie este în curs de rezolvare, fie nu mai este relevantă. „Ultimul care a venit, primul care a plecat”.

12. Există oameni care cred că fiecare scrisoare necesită un răspuns. De exemplu, un manager îi scrie unui angajat: „Gândește-te cum putem rezolva rapid problema A”. O oră mai târziu se întâlnesc în drum spre toaletă, iar angajatul explică cum va rezolva problema, iar managerul este de acord. O oră mai târziu, angajatul primește o scrisoare „Tocmai am fost de acord că vom rezolva problema A într-un fel sau altul”. Acest lucru este rezonabil dacă vorbim despre o problemă cu adevărat complexă. Dar cu siguranță nu merită să scriu asta despre orice prostie.
La fel, angajatul nu este obligat să răspundă la scrisoare - problema a fost discutată și rezolvată (nu vom vorbi aici despre situații în care managerul și/sau angajatul sunt idioți sau ticăloși; desigur, nu pot fi evitate fără o înregistrare scrisă). de fiecare strănut).

13. Nu ar trebui să inserați imagini, de exemplu, un logo al companiei, în semnătura dvs. Fie va fi afișat incorect, fie va fi prea colorat și enervant. În special, nu ar trebui să faci asta dacă lucrezi pentru un client intern. Știe deja cum arată sigla și este puțin probabil să te confunde cu altcineva.
De asemenea, este enervant când oamenii scriu două semnături într-o singură scrisoare - în rusă și în engleză, și cu erori în ambele versiuni.
Oh, da, dacă ai primit un doctorat în tinerețe, nu trebuie să scrii despre asta, decât dacă ești angajat al unei organizații științifice. Mie personal nu-mi pasă dacă administratorul de sistem Petrov are un doctorat - atâta timp cât Internetul funcționează.)

14. Nu este nevoie să poluezi cutiile poștale ale altora cu scrisori pentru a clarifica relația. Aflați despre ei personal sau prin corespondență privată. Cel mai dezgustător lucru sunt scrisorile în stilul „dar ești un rahat”, „mulțumesc pentru sinceritate, dar nu, ești un rahat, iar departamentul tău este, de asemenea, un rahat”. Și asta poate dura săptămâni întregi.

15. Alfabetizarea este importantă. Încă o dată: alfabetizarea este importantă. Dacă nu ești sigur de a ta, verifică scrisoarea cu un verificator ortografic înainte de a o trimite. În caz contrar, funcționează formule simple: o scrisoare analfabetă de la un manager către un subordonat - râs și lipsă de respect; o scrisoare analfabetă de la un subordonat către un manager - iritare și plângeri cu privire la calificări; o scrisoare analfabetă la un nivel al ierarhiei - o scădere a autoritatea unui coleg în ochii celorlalți.
Îți pasă de alfabetizare? Nu înțeleg de ce ai citit această postare până la sfârșit.))

Se pare că nu am uitat nimic. Sau mai adaugi?)

Probabil ai observat deja astala primirea scrisorilor de la unii autoriîn secțiunea „către” există o listă cu câteva zeci de e-mailuri ale unor persoane diferite. Mai mult, nici tu, nici aceste persoane nu și-au dat acordul ca aceste e-mailuri să fie „expuse”. Desigur, unii dintre destinatari se vor dezabona de la această listă de corespondență (ne-am săturat cu toții de fluxul de spam către e-mailurile noastre). Dar un lucru este cert - toți destinatarii îl vor trata pe autorul buletinului informativ ca pe o persoană neprofesionistă. Și este puțin probabil să fie de acord să accepte oferta lui.

Să luăm în considerare această oportunitate folosind exemplul celei mai populare adrese de e-mail pentru corespondența de afaceri: gmail.com

De obicei, utilizați fereastra Scriere pentru a trimite un e-mail. Făcând clic pe ea, vedeți o nouă fereastră „Mesaj nou”, în care introduceți tot ceea ce este necesar pentru a crea și trimite scrisoarea în sine.

De obicei, inserăm e-mailurile destinatarilor noștri în fereastra „Destinatari”.

Copie înseamnă „copie exactă”. Acest câmp este folosit atunci când doriți pur și simplu să trimiteți un e-mail unei persoane care nu este destinatarul principal. În acest fel, puteți ține persoana la curent în timp ce îi spuneți că nu trebuie să răspundă la e-mail. Dar toți destinatarii acestei scrisori își văd adresele (și chiar numele).

Astfel, folosirea acestui câmp este una dintre cele mai bune modalități de a trimite un e-mail unui număr mare de persoane și de a păstra confidențialitatea. Asta înseamnă că nu îți vei distruge relația cu ei. Folosind această funcție, puteți introduce până la 30 de e-mailuri. Aceasta înseamnă că printr-un singur clic pe buton puteți trimite această scrisoare către 30 de destinatari simultan, fără a le afișa e-mailurile.

Și, dacă este necesar, puteți introduce o imagine în corpul scrisorii ( 4 ) sau atașați un fișier ( 5 ).

Acest e-mail este cel care oferă numărul maxim de oportunități de editare.

În mod similar, puteți trimite o scrisoare către mai mulți destinatari în același timp prin e-mail yandex.ru.

Faceți clic pe „Scrieți” și apoi în fereastra „Către” ( 1 ) introduceți e-mailul primului destinatar, apoi selectați funcția „Copiere” ( 2 ) sau „Bcc” ( 3 ). În funcție de dacă doriți ca toți destinatarii scrisorii dvs. să vadă toate e-mailurile sau să-și păstreze dreptul la confidențialitatea adreselor, selectați una dintre funcții. Pentru a adăuga fiecare e-mail următor pe listă, trebuie să faceți clic pe butonul cu imaginea unui bărbat cu semnul plus în față ( 4 ). Apoi puteți selecta destinatarii obișnuiți din lista derulantă sau puteți introduce manual e-mailurile acestora.

Imaginile pot fi descărcate de pe Yandex Disk și fișierele pot fi atașate ca de obicei.

Faceți clic pe butonul „Scrie”, apare o fereastră în care atunci când dați clic cu mouse-ul în fereastra „Către” ( 1 ), apare o listă derulantă cu o listă a destinatarilor dvs. obișnuiți ( 2 ). Puteți alege din această listă ceea ce aveți nevoie. Sau doar introduceți e-mailul dorit destinație manual.

Nu există nicăieri în afaceri fără corespondență de afaceri, indiferent dacă scrii în numele unei companii sau în numele tău ca antreprenor privat. Sau, mai degrabă, cum îi urmezi regulile. Potențialii parteneri de afaceri sau clienții dvs. vă vor judeca în mare măsură după modul în care comunicați cu ei. O scrisoare de afaceri este, s-ar putea spune, „fața” unui om de afaceri. Și pentru a nu-l pierde, este important să știți despre regulile de aur ale comunicării în acest format.

Reguli pentru corespondența de afaceri prin e-mail

Deoarece e-mailul este acum folosit mult mai des decât poșta obișnuită, am decis să acordăm atenție modului în care să conducăm corect corespondența de afaceri online. Iată câteva recomandări care, dacă sunt urmate, te vor împiedica să pierzi fața în fața interlocutorului tău.

Nume cutie poștală

Primul lucru care ne atrage atenția atunci când deschidem un mesaj nou este adresa de la care a fost trimis. Mulți oameni subestimează importanța acestui punct și trimit scrisori de afaceri din conturile de e-mail personale. Nu este nimic în neregulă cu asta atâta timp cât adresa de e-mail conține doar numele tău într-un format care poate fi citit de om. Dar dacă există diverse porecle precum „kissa1988” sau „pupsik-26”, atunci trimiterea unui mesaj dintr-o astfel de cutie poștală este pur și simplu inacceptabilă. Imaginați-vă ce emoții va avea o persoană atunci când primește o propunere de afaceri de la un „babe” sau „dulce”.

De asemenea, adresele poștale care încep cu info@, inbox@ și altele asemenea nu sunt binevenite în corespondența de afaceri. Pur și simplu nu sunt luate în serios și există șanse mari ca e-mailul să nu fie deschis. Cea mai bună opțiune este de a efectua corespondența de afaceri dintr-o cutie poștală [email protected], unde numele este numele și prenumele dvs., compania este numele companiei.

Destinatari

În corespondența prin e-mail, este posibil să trimiteți o scrisoare unui destinatar direct și să copiați alți destinatari. Destinatarii din copia mesajului nu trebuie să răspundă la acesta. Sunt ca niște observatori invitați. Prin urmare, înainte de a trimite, stabiliți în prealabil de la cine anume doriți să primiți un răspuns și aranjați corect destinatarii. Cu toate acestea, dacă este posibil, nu enumerați mai multe persoane ca destinatari direcți ai e-mailului dvs. Se poate întâmpla o situație în care niciunul dintre ei să nu-ți răspundă dacă toată lumea decide mental să „transfere” această responsabilitate către un alt destinatar.

Dacă te regăsești într-o copie a unei scrisori de afaceri, atunci, după cum ai înțeles deja, expeditorul nu așteaptă răspunsul tău. Dar dacă este nevoie să vă răspundeți în mod specific, atunci puteți face acest lucru, dar ar fi politicos să vă cereți scuze la începutul mesajului pentru „interferență”.

Formatarea unei scrisori

Stilul de afaceri oficial. În corespondența de afaceri, desigur, se folosește stilul formal. Îi lipsesc adjectivele, calificările inutile și detaliile. Doar specific, claritate și logică. După ce ați scris un mesaj de afaceri, este util să îl citiți din nou și să eliminați toate frazele care nu au nicio semnificație specială și nu schimbă esența a ceea ce se spune. Numai când ești sigur că toate astfel de cuvinte și expresii au fost eliminate, atunci poți spune că a fost respectată această regulă de scriere a unei scrisori de afaceri.

Alfabetizare. A spune că este important să scrii un mesaj corect și fără erori este același lucru cu a spune „un om de zăpadă trebuie să fie făcut din zăpadă”. Cu toate acestea, această regulă nu poate fi ignorată. Alfabetizarea este baza oricărei corespondențe. O persoană care scrie o scrisoare de afaceri cu greșeli de ortografie este puțin probabil să fie luată în serios de către cineva.

Subiectul scrisorii. Este obligatoriu să-l scrii. Încercați să o faceți scurt, dar succint, astfel încât destinatarul să poată înțelege imediat, dintr-o privire, despre ce va fi scrisoarea. Subiectul nu trebuie să conțină un singur cuvânt. „Informații”, „Întrebare”, etc. – subiecte incorecte ale scrisorilor de afaceri. „Propunerea companiei X” este subiectul potrivit. Dacă informațiile din scrisoarea dvs. sunt deosebit de importante, atunci le puteți marca cu un steag de „importanță” special, care este disponibil în aproape toate serviciile de e-mail.

Font. Textul mesajului trebuie, în primul rând, să fie lizibil. Prin urmare, utilizați fontul Arial sau Times New Roman, selectați o dimensiune medie (de exemplu, în mail.ru dimensiunea optimă a fontului este 3). Nu experimentați cu fonturi sau culori. Acest lucru este nepotrivit în corespondența de afaceri. Nu utilizați Caps Lock, semne de exclamare sau orice caracter special (inclusiv emoticoane). Singurul lucru care este permis este evidențierea unor fraze cu caractere cursive sau aldine. Dar încercați să utilizați acest lucru numai atunci când este absolut necesar.

Pentru o citire ușoară și o mai bună comunicare a ideilor, puteți folosi subtitluri în tot textul scrisorii. Dar nu ar trebui să fie prea multe dintre ele - nu mai mult de 3-4.

Un paragraf nu trebuie să depășească 4 rânduri. Când citim paragrafe foarte lungi, textul se estompează și ideea principală se poate pierde.

Orice enumerare și liste ar trebui să fie întocmite folosind markeri speciali.

Șablon corporativ. Ar fi grozav dacă ați dezvolta un șablon de e-mail de marcă în stilul dvs. corporativ. Și vei trimite toate mesajele de afaceri numai cu acest șablon. Acest lucru vă va permite să vă evidențiați față de restul și să mențineți formalitatea cerută de un mesaj de afaceri. Cu toate acestea, nu ar trebui să exagerați cu „branding” - creativitatea excesivă va face doar rău. Totuși, vorbim de comunicare în afaceri, nu de divertisment. De asemenea, nu uitați că destinatarii vă pot citi mesajele nu numai pe computer, ci și pe dispozitivele mobile. Prin urmare, șablonul trebuie optimizat pentru diferite rezoluții de ecran.

O scrisoare ar trebui să conțină o singură știre. Și, în consecință, o singură acțiune țintă ar trebui să fie așteptată de la destinatar. Este considerat incorect să plasați mai multe întrebări, sugestii sau solicitări către destinatar într-un mesaj simultan.

Ar trebui să fie împărțit în următoarele părți:
- introducere;
- parte principală;
- concluzie.

În introducere, precizați pe scurt scopul mesajului și motivele pentru care îl scrie. Partea principală este însăși esența scrisorii. În concluzie, trebuie să rezumați cele de mai sus - acestea pot fi concluzii, solicitări, instrucțiuni, sugestii și așa mai departe. Este extrem de nedorit să folosiți orice „postscript” în corespondența de afaceri. Evitați, de asemenea, aforismele, metaforele, proverbele și așa mai departe.

Dacă trebuie să trimiteți o imagine grafică într-o scrisoare, nu o introduceți în textul mesajului în sine, ci atașați-o ca fișier separat. Este posibil ca imaginile să nu se afișeze corect pe diferite dispozitive sau să fie complet dezactivate în interfața programului de e-mail a destinatarului. În text, dacă este necesar, indicați pur și simplu „informația se află în fișierul atașat”. Dacă există mai multe astfel de fișiere, asigurați-vă că le scrieți numele.

Dacă utilizați abrevieri și abrevieri ale cuvintelor, trebuie să fiți 100% sigur că destinatarul va înțelege ce înseamnă ele. În general, este mai bine să joci în siguranță și să nu folosești astfel de lucruri.

Lipsa de emoții. Scrisorile de afaceri nu trebuie să conțină nuanțe emoționale. Deloc. Chiar dacă scrii o plângere și vrei cu adevărat să arăți deplinătatea indignării tale sau, dimpotrivă, îi mulțumești sincer partenerului tău pentru o tranzacție reușită. Mesajul ar trebui să fie reținut și chiar oarecum cu sânge rece. Fiecare persoană își prețuiește individualitatea, dar corespondența de afaceri nu este cea mai bună modalitate de a o arăta. O scrisoare oficială de la o persoană veselă sau tristă, un îngrijitor sau un CEO ar trebui să fie aceeași.

Utilizarea vocabularului. Pentru a lega propoziții în corespondența de afaceri, sunt folosite următoarele expresii stabile:

1. pentru acest motiv;
3. bazat pe ce;
4. în virtutea (a ceva);
5. în conformitate cu;
6. bazat;
7. fi atent la;
8. luand in considerare;
9. ce a servit.

Și așa mai departe. De asemenea, în scrisorile de afaceri este permisă utilizarea abrevierilor și abrevierilor care sunt general acceptate în industria în care este scris mesajul. Dacă vă îndoiți că destinatarul va înțelege o anumită abreviere, este mai bine să scrieți fraza în întregime.

Salutari. Vă rugăm să nu folosiți niciodată clișeul „Bună ziua”. Aceasta, s-ar putea spune, este o formă proastă nu numai pentru corespondența de afaceri, ci și pentru e-mailuri în general. Salutul optim este „Bună ziua, prenume/nume de mijloc”. Apropo, este bine să vă adresați pe nume destinatarului mesajului nu numai în salut, ci și mai departe de-a lungul textului. Dacă scrieți unei persoane pe care nu o cunoașteți personal, trebuie să indicați chiar de la început de unde ați primit adresa destinatarului.

Dimensiunea literei. Aceasta nu este o lucrare de ficțiune și nu gândurile tale personale „pe subiect”. Mesajul trebuie să fie cât mai scurt posibil pentru a transmite toate informațiile din el. Este optim dacă textul scrisorii se încadrează într-un singur „ecran”. Citirea scrisorilor lungi este obositoare și mulți oameni consideră că este enervant.

Răspunsuri la scrisori. Când răspundeți la un mesaj primit, faceți întotdeauna clic pe butonul Răspuns, nu pe butonul Scrie. Cu prima opțiune, întregul istoric al corespondenței va fi inclus automat în răspunsul dvs. Acest lucru este corect, deoarece o persoană poate să nu-și amintească imediat cine ești și ce vrei de la el dacă nu vede povestea de fundal. Mai ales dacă au trecut mai mult de cinci zile de la ultima corespondență. Simțiți-vă liber să vă citați interlocutorul în timp ce răspundeți la mesajul său. Acest lucru îi va oferi șansa de a-și aminti despre ce ai vorbit înainte.

Întotdeauna mulțumiți celeilalte persoane, acolo unde este cazul. De exemplu, puteți scrie „Vladimir, mulțumesc pentru scrisoarea ta” sau „Irina Alekseevna, mulțumesc pentru un răspuns atât de rapid”. Astfel de nuanțe vă vor arăta respectul față de interlocutor și vă vor înmuia starea de spirit a comunicării electronice.

Dacă interlocutorul ți-a trimis un mesaj în care și-a exprimat nemulțumirea sau chiar a fost deschis nepoliticos cu tine, încearcă să nu-i răspunzi la fel, oricât de mult ți-ar plăcea. Situațiile variază, dar răspundeți întotdeauna politicos și cu reținere.

Desigur, cu cât răspunzi mai repede, cu atât mai bine. Este grozav dacă poți răspunde în câteva ore. Această perioadă este optimă. Dar să presupunem că primim un răspuns în câteva zile. Psihologii spun că un timp confortabil pentru o persoană pentru a aștepta un răspuns la un e-mail este de 48 de ore, adică două zile. Dacă trebuie să așteptați mai mult, acest lucru poate fi deja perceput ca lipsă de respect sau ignoranță. Dacă întrebarea ridicată în mesaj necesită mai mult timp pentru a răspunde, atunci asigurați-vă că scrieți că ați primit scrisoarea, că ați acceptat-o ​​spre examinare și că veți răspunde cât mai curând posibil. În acest fel, cel puțin expeditorul nu se va simți ignorat.

Încheierea scrisorii. Nu ar trebui să scrieți fraze care ar putea fi percepute ca o încercare de manipulare: „Sper într-adevăr într-o cooperare profitabilă”, „Vă mulțumesc anticipat pentru răspuns” și așa mai departe. Este mai bine să vă luați la revedere în corespondența prin e-mail cu expresiile „Cu respect”, „Dorințele mele sincere” și altele asemenea. Da, astfel de fraze sunt clișee, dar sunt perfect potrivite pentru comunicarea de afaceri. În semnătură, scrieți numele, prenumele, funcția și numele companiei. De asemenea, lăsați detaliile de contact unde puteți fi contactat, altele decât e-mailul.

Timp de expediere. Desigur, e-mailurile nu înseamnă că ar trebui citite imediat după primire. Dar în etica afacerilor prin e-mail, este considerat nepotrivit să trimiți mesaje de e-mail în weekend, sărbători, seara târziu sau noaptea. Încercați să respectați programul de lucru standard.

Și, desigur, înainte de a face clic pe butonul „trimite”, verificați cu atenție ortografia numelui și adresei de e-mail a destinatarului. Recitiți întregul text al mesajului și verificați dacă există greșeli de scriere sau fraze incorecte.